Evidenčno številko raziskovalca praviloma dodeli Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (ARIS) raziskovalcu, ki izpolnjuje pogoje za vpis v evidenco ARIS. Eden od pogojev je zaposlitev raziskovalca v organizaciji, ki je pri ARIS evidentirana kot izvajalka raziskovalne in razvojne dejavnosti (https://www.aris-rs.si/sl/evidreg/). Prošnjo za vpis v evidenco raziskovalcev ARIS pošljete na ARIS na ustreznem obrazcu. Po vpisu raziskovalca v evidenco ARIS se podatki samodejno prenesejo tudi v informacijski sistem SICRIS.

Raziskovalca, ki se želi predstaviti v informacijskem sistemu SICRIS, vendar ne izpolnjuje pogojev za vpis v evidenco ARIS (npr. raziskovalec slovenskega rodu v tujini), lahko vnesemo v sistem SICRIS tudi neposredno, če ima najmanj diplomo univerzitetnega programa (pridobljeno po starem programu) ali magisterij 2. bolonjske stopnje in z bibliografijo izkazuje vpetost v raziskovalno delo. Prošnjo za vpis v SICRIS pošljete na IZUM na obrazcu SICRIS-RR-1/2 v elektronski ali pisni obliki. Če nameravate v kratkem opraviti vpis raziskovalca v evidenco ARIS, vam svetujemo, da obrazca ne izpolnite, saj se bodo vaši podatki ob vpisu v evidenco ARIS avtomatsko prenesli tudi v informacijski sistem SICRIS.

Da bo izpis bibliografije na osnovi katerekoli evidenčne številke deloval, je treba dodeljeno evidenčno številko vnesti v normativni zapis za avtorja v bazi normativnih podatkov CONOR.SI. To stori knjižnica, ki dopolnjuje in redigira vašo bibliografijo. Po samodejni sinhronizaciji normativnega zapisa avtorja z ustreznimi bibliografskimi zapisi v bazi bibliografskih podatkov COBIB.SI bo mogoč izpis bibliografije na osnovi dodeljene evidenčne številke raziskovalca.

Raziskovalec, ki je predhodno imel začasno evidenčno številko, kasneje pa se je evidentiral pri ARIS in s tem pridobil uradno evidenčno številko raziskovalca, mora sam sporočiti knjižnici, ki skrbi za redakcijo njegove bibliografije, da mu v zvezi s tem ustrezno popravi normativni zapis v bazi normativnih podatkov CONOR.SI. Obvestiti mora tudi IZUM na naslov podpora@izum.si, kjer mu na osnovi zahtevka začasno evidenčno številko blokiramo.

V sistemu SICRIS se podatki o raziskovalcih, ki so evidentirani pri ARIS, samodejno usklajujejo s podatki v uradnih evidencah ARIS, ki te podatke zbira in vodi v skladu z zakonodajo. Če se spremembe podatkov nanašajo na ime in priimek raziskovalca, trenutno vpisani elektronski naslov, na njegovo izobrazbo, zaposlitev in klasifikacijo ARIS, je treba zahtevek za popravke posredovati neposredno na ARIS, ki ima izključna pooblastila za spreminjanje teh podatkov. Prošnjo za spremembo podatkov je treba poslati na ustreznem obrazcu. Popravljeni podatki se nato samodejno prenesejo tudi v informacijski sistem SICRIS. Za podrobnejša navodila se lahko obrnete na gospo Mojco Slak (tel. (01) 400 59 16, e-pošta: mojca.slak@arrs.si) oz. na gospo Nevenko Grošelj (tel. (01) 400 59 19, e-pošta: nevenka.groselj@arrs.si).

Druge podatke v SICRIS-u lahko raziskovalec na podlagi prijave v SICRIS sam spreminja na spletu. Vsaj prvič se za dostopa do SICRIS-a potrebno prijaviti s Prijava/Prijava z e-naslovom. Za prijavo je potrebno uporabiti elektronski naslov, ki mora biti enak kot v SICRIS-u. Na ta elektronski naslov raziskovalec prejme časovno omejeno povezavo za prijavo v SICRIS. Po uspešni prijavi si lahko raziskovalec nastavi geslo, ki mu bo omogočalo, da se v prihodnje prijavi na osnovi evidenčne številke ali e-naslova in gesla (Prijava/Prijava z geslom).

Če raziskovalec v SICRIS-u trenutno nima vpisanega elektronskega naslova (npr. zato, ker so mu ga na ARIS po prenehanju zaposlitve izbrisali) ali pa ta ni več ustrezen, mora najprej poskrbeti za vpis elektronskega naslova. Če vpis elektronskega naslova v evidenco ARIS ni mogoč, lahko prošnjo za vnos elektronskega naslova neposredno in samo v SICRIS pošlje po elektronski pošti na naslov podpora@izum.si. Za potrebe enolične identifikacije raziskovalca v SICRIS-u je treba dopisati evidenčno številko, ime, priimek in telefonsko številko, na katero bomo morda raziskovalca pred vpisom elektronskega naslova poklicali in preverili še nekatere druge podatke.

Po uspešni prijavi v SICRIS lahko raziskovalec spreminja svoje kontaktne podatke (elektronski naslov, telefon in spletni naslov), klasifikacijo raziskovalne dejavnosti po mednarodnem šifrantu CERIF, ključne besede (v slovenščini in angleščini), reprezentativno bibliografijo, znanja tujih jezikov, avdiovizualne vire (datum, naslov, dogodek in spletni naslov), biografske podatke (v slovenščini in angleščini) in ORCID (univerzalni enolični identifikator raziskovalca). Če raziskovalec objave določenih podatkov ne želi več, jih lahko izbriše (izjema je elektronski naslov) oziroma onemogoči njihovo vidnost. Dovoljenje za objavo podatkov o izobrazbi in določenih podatkov o zaposlitvi (naziv, datum podelitve naziva, datum zaposlitve, delovno mesto...) javite preko ustreznega obrazca na ARIS.

Raziskovalci, vpisani v SICRIS, vendar ne na osnovi evidence ARIS, lahko v SICRIS-u poleg drugih podatkov spreminjajo tudi podatke o izobrazbi in klasifikaciji ARIS.

Reprezentativna bibliografija posameznega raziskovalca je seznam bibliografskih enot, s katerimi se raziskovalec v določenem trenutku želi predstaviti. Vsebuje dela po izboru raziskovalca, ki so v sistemu COBISS.SI obdelana na enak način kot preostale bibliografske enote. Seznam reprezentativnih bibliografskih enot (COBISS.SI-ID-jev) lahko v SICRIS-u spremenite sami na podlagi pooblaščene prijave v SICRIS. Priporočeno je, da seznam vsebuje do največ deset bibliografskih enot.

V IZUM-u ne "vnašamo citatov", temveč skrbimo, da se na osnovi programske opreme za pripravo bibliografij v okviru informacijskega sistema SICRIS, v primerih ko so izpolnjeni določeni pogoji, ob posamezni enoti v bibliografiji raziskovalca prikažeta povezava in število citatov v Web of Science (WoS) in/ali Scopus. Več o tem lahko preberete na naslovu https://bib.cobiss.net/biblioweb/info/si/slv/help#citations, morebitne dodatne informacije pa lahko dobite po elektronski pošti podpora@izum.si ali po telefonu (02) 25-20-333 (Pomoč po telefonu).

Podatki o raziskovalnih organizacijah, projektih in programih na spletnem strežniku SICRIS se samodejno prenašajo in usklajujejo s podatki v uradnih evidencah Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (ARIS), ki te podatke zbira in vodi v skladu z zakonodajo. Če je potrebna sprememba določenih podatkov, npr. zbrisati posamezne raziskovalce ali zbrisati posamezno raziskovalno skupino in podobno, ste o tem dolžni obvestiti ARIS. Po izvedenih spremembah v njihovih uradnih evidencah se bodo te spremembe samodejno izvedle tudi v sistemu SICRIS.

Bibliografije raziskovalcev se vedno črpajo iz sistema COBISS.SI, ne glede na to, ali jih pripravljate neposredno v sistemu COBISS.SI ali posredno v sistemu SICRIS. Vsa vprašanja v zvezi z bibliografijami raziskovalcev lahko posredujte na elektronski naslov podpora@izum.si ali pokličete Pomoč po telefonu (02) 25-20-333.

Do vaše predstavitvene strani v SICRIS-u lahko vodi neposredna povezava https://cris.cobiss.net/ecris/si/@lang/researcher/code/@arrs, v kateri zamenjate parameter @arrs s 5-mestno šifro raziskovalca in parameter @lang z vrednostjo za jezik (za slovenščino sl, za angleščino en).
Primer: https://cris.cobiss.net/ecris/si/sl/researcher/code/00357

Na podoben način lahko zgradite neposredno povezavo do predstavitve organizacije, skupine ali tekočega programa/projekta ARIS.
Primer organizacije: https://cris.cobiss.net/ecris/si/sl/organization/code/0552
Primer skupine: https://cris.cobiss.net/ecris/si/sl/group/code/0552-001
Primer aktivnega programa ali projekta ARIS: https://cris.cobiss.net/ecris/si/sl/project/code/P4-0085

Vnos in spreminjanje podatkov o mednarodnih projektih v SICRIS-u izvaja kontaktna oseba za mednarodne projekte v raziskovalni organizaciji. Vsaj prvič se je treba za dostop do SICRIS-a prijaviti s Prijava/Prijava z e-naslovom. V obrazec za dostop je treba vpisati 4-mestno evidenčno številko raziskovalne organizacije in ustrezni osebni e-naslov kontaktne osebe organizacije. Na ta e-naslov kontaktna oseba nato prejme časovno omejeno povezavo za prijavo v SICRIS. Po uspešni prijavi lahko kontaktna oseba nastavi geslo, ki bo omogočalo, da se v prihodnje prijavi z evidenčno številko raziskovalne organizacije ali e-naslovom in geslom (Prijava/Prijava z geslom). E-naslov kontaktne osebe organizacije mora biti pred prvo prijavo vpisan v SICRIS. Prošnjo za vpis kontaktne osebe raziskovalne organizacije (prošnja naj vključuje naslednje podatke: ime, priimek, e-naslov in telefonska številka kontaktne osebe) sporočite po e-pošti na podpora@izum.si.

Večje število mednarodnih projektov je bilo v preteklosti že vpisanih v SICRIS na podlagi prenosa iz tujih servisov (npr. CORDIS), niso pa še nujno povezani z raziskovalnimi organizacijami, ki so na teh projektih delale, ali pa so povezani npr. le z zapisom za univerzo. Zato je treba pred vsakim vpisom novega mednarodnega projekta preveriti, ali projekt v SICRIS-u morda že obstaja. Mednarodne projekte lahko iščemo tako v javnem kot v privatnem dostopu (npr. po nazivu, evidenčni številki). Če določen mednarodni projekt že obstaja, je treba njegove podatke preveriti in ustrezno popraviti ter jih dopolniti s podatki o raziskovalnih organizacijah in raziskovalcih. Na istih mednarodnih projektih lahko sodeluje več raziskovalnih organizacij, zato lahko kontaktne osebe raziskovalnih organizacij ažurirajo podatke o vseh mednarodnih projektih.

Če kontaktna oseba naleti na duplikat mednarodnega projekta (ali ga sama pomotoma ustvari), naj pošlje sporočilo IZUM-u na e-naslov podpora@izum.si.

Povezave do mednarodnih projektov, ki so že vpisani v SICRIS, lahko raziskovalci na podlagi pooblaščene prijave tudi sami dodajajo na svojo predstavitveno stran, če so pri njih sodelovali in če tega na nivoju raziskovalne organizacije ni naredila že kontaktna oseba.